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Synchroniser OUTLOOK vers SOGO

Georges Charpenay — 2021-07-10T04:54:31Z

Vous avez un serveur de mail avec Sogo et vous souhaitez, au delà de l'utilisation de l'interface web de Sogo, interfacer Outlook et Sogo pour les usages classiques de ce client de messagerie.

Préambule

J'ai actuellement un serveur de mail sous linux Nethserver avec Sogo et plus de 200 utilisateurs de mails.

Plusieurs de ces utilisateurs m'ont évoqué leur souhait d'utiliser leur client de messagerie habituel, à savoir outlook.

Je vais donc vous décrire les différentes étapes que j'ai suivies pour arriver à mes fins.

La version décrite ci-après est l'interfaçage de Sogo V5.01 vers Outlook 2016. Elle pourra varier un peu sur la présentation, selon la version d'Outlook que vous utiliserez.

Je précise que cet article n'a pour but que de vous informer d'une expérience vécue et n'engage aucunement ma responsabilité si vous deviez être confronté à une perte de données.

Il est donc prudent, avant toute chose, de bien vérifier la fiabilité de vos sauvegardes ou de vos snapshots.

Personnellement, je n'ai pas eu besoin d'en faire usage et tout s'est très bien déroulé.

1ère Etape : Télécharger et installer le plugin d'outlook

Pour cette synchronisation, il convient de procéder à l'installation d'un outil qui devient un plugin d'outlook. Cet outil, open-source, est disponible ici.

Une fois installé, vous devriez trouver dans votre interface outlook quelque chose comme ceci.

Le menu de synchronisation apparaît

2ème Etape : Synchroniser le calendrier

Deux micro étapes :
– Aller chercher dans Sogo l'url de connection pour le plugin
– Renseigner et paramétrer le plugin

Url de connection

Dans l'interface de l'agenda de Sogo, il faut aller cliquer les trois petits points du calendrier que vous voulez interfacer.

Puis sélectionnez lien vers cet agenda.

Puis sélectionnez et copiez le lien de la première ligne, celle de caldav

Vous remarquerez que le lien contient l'url du serveur de mail, il est important que cette url soit dotée des certificats vérifiés par une autorité externe, sinon vous vous heurterez plus tard, à des difficultés de synchronisation avec des erreurs SSL. Pour ma part, j'ai installé des certificats vérifié par Let's Encrypt qui fonctionnent très bien, à l'image du site que vous parcourez actuellement.

Paramétrage du plugin depuis Outlook

Allons créer un profil de synchronisation.

Cliquons sur le "plus" pour ajouter un profil, choisir Sogo et validons.

De haut en bas :

Complétez le nom du calendrier
Sélectionnez le dossier outlook du calendrier dans la fenêtre (c'est le calendrier qui va recevoir les éléments synchronisés)
Sur le champ URL DAV , faite le "coller" du "copier" que vous avez fait depuis Sogo
Complétez avec le nom de l'utilisateur Sogo
Complétez avec son mot de passe
Compléter avec son adresse email

Ensuite, vous pouvez cliquer sur "Tester ou rechercher des paramètres".

Soit le test réussit et vous n'avez plus qu'à valider, soit il vous informe de l'erreur éventuelle.

Sachez qu'à ce niveau, une erreur SSL peut venir généralement du certificat employé ou de la version SSL utilisée que vous pouvez régler dans le plugin, menu options générales, paramètres SSL/TLS.

Personnellement, à la sélection du dossier outlook, je préfère créer un nouveau calendrier, car il est possible de le renommer et de définir son affichage ultérieurement.

3ème Etape : synchroniser les contacts et les tâches

Et bien, à partir de là, c'est exactement le même principe que pour le calendrier.

A partir du clic sur profil de synchronisation :

Soit vous avez un seul carnet d'adresses sous Sogo et c'est une seule étape.
Soit vous avez plusieurs carnets d'adresses sous Sogo et dans ce cas, vous pouvez faire des déclarations multiples (deuxième flèche).

Dans ce cas, je vous recommande de créer les dossiers des carnets d'adresses de Sogo dans Outlook en amont, avant de compléter la fenêtre multiple.

Pour accéder aux dossiers

Click droit et choisir nouveau dossier, puis contact.

En créant ces mêmes carnets dans outlook, ne vous inquiétez pas si quelques uns d'entre eux prennent l'apparence de dossier au lieu de fiche contact, l'affichage est mis à jour automatiquement et ultérieurement. Toutefois, il faut prendre garde de bien préciser que ce sont des carnets d'adresses.

Sinon, c'est la même musique avec les contacts :

De haut en bas :

Complétez le nom du carnet d'adresse global
Sur le champ URL DAV , remplacez sogo.example.com par l'url de votre serveur, celle que vous avez utilisée pour le calendrier
Si vous êtes comme moi, cliquez sur "charger les paramètres du compte IMAP/POP3
Puis cliquez Rechercher des ressources et les attribuer aux dossiers outlook

Attention de ne pas vous tromper de dossier entre la source et la destination, car la synchro fait bien son travail et si vous vous trompez de dossiers de destination, vous aurez à charge, après avoir corrigé l'erreur, d'enlever manuellement les rejetons sur le dossier de contacts qui a reçu par erreur des éléments qui ne le concernait pas.

Voilà, c'est fait. Tout est bien récupéré et synchronisé.
Sachez que c'est terriblement efficace, ce qu'on fait dans outlook est reproduit sur Sogo et inversement. L'interface se fait oublier rapidement et on se connecte avec des outils différents, tout simplement.

Si vous souhaitez plus d'informations, vous pouvez aller sur Le Guide complet de synchronisation.
Ce guide, beaucoup plus élaboré que ma modeste approche, vous apportera les réponses aux questions que vous pourriez poser.

Pour ma part, j'ai également synchronisé tous ces éléments de messagerie et de contacts avec des périphériques mobiles comme des smartphones, tablettes , on arrive ainsi à une base commune quelque que soit le périphérique utilisé. Mais ce partage vers mobiles fera l'objet d'un nouvel article prochainement.

Plugin avast 5 dans outlook 2007

Georges Charpenay — 2010-01-22T16:56:37Z

Quand vous avez outlook 2007 et mis à jour avast 4 vers avast 5, vous pouvez avoir la désagréable surprise d'avoir un message d'erreur au lancement d'outlook 2007 par rapport au fichier C :\Program Files\Alwil Software\Avast4\ashOutXt.dll.

Avast 5

Un petit bug, certes, mais qui peut facilement être contourné en allant voir sur le site d'avast

En gros : Quit MS Outlook, search your system drive for a file called "extend.dat" and delete it (or rename it).The extend.dat file is in a hidden folder, so if you're using Windows 'Search function' , you need to explicitly enable searching of hidden/system files.

Soit supprimer ou renommer le fichier extend.dat. (fichier caché)

Si vous avez consulté cet article auparavant, j'avais évoqué une petite "bidouille", pas très propre, mais qui avait au moins le mérite de fonctionner avant qu'avast corrige le problème ou mieux, qu'un internaute, merci à lui, ne me donne une vraie solution (ci-dessus).

J'attends sa permission pour citer son nom ou lui déléguer cet article.

Exporter les contacts de thunderbird vers outlook

Georges Charpenay — 2010-01-20T22:14:36Z

Ah ! Il arrive quelquefois que nous soyons obligés d'exporter les contacts de thunderbird vers outlook.

Bien qu'à s'y méprendre, Thunderbird semble fermé à la communication et à l'exportation de ses éléments (pour les puristes de Bill), la démonstration suivante prouve bien que Thunderbird utilise des protocoles ouverts.

Mais ne polémiquons pas sur la question et passons aux actes.

Ouvrons thunderbird, puis son carnet d'adresses ...

Ouvrir le carnet d'adresses

et choisissons les menus :
outils, exporter,
choisissons l'emplacement de l'export,
et prenons l'option "délimité par des tabulations" comme l'indique l'image ci-dessous, en ayant soin de le compléter par un nom de fichier

export-contact-1-2

Voilà du côté thunderbird. Pas plus difficile, mais passons à l'Outlook destinataire des contacts que nous allons ouvrir, pour choisir le menu
fichier, importer et exporter, pour avoir, selon votre version outlook (2003 ou 2007), un écran ressemblant à peu près à l'image ci-jointe et ou vous choisirer "importer à partir d'un autre programme ou fichier"

export-contact-2

puis dans la fenêtre suivante, "valeurs séparées par des tabulations" (forcément car vous l'aviez exporté de la même manière...

export-contact-3

Validez et précisez ensuite l'emplacement de votre fichier. Autorisez les doublons (au cas où), car il vous permet, en cas de doublon, de comparer l'enregistrement précédent d'outlook et celui importé de thunderbird et c'est tellement facile ensuite de faire le ménage sous outlook.

export-contact-4

Ensuite sélectionnez le dossier outlook dans lequel vous voulez importer vos contacts...

export-contact-5

Confirmez la destination et n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Champs personnalisés...

export-contact-6

Nous arrivons à la seule partie délicate de l'opération où il faut faire correspondre l'enregistrement de thunderbird à celui d'outlook..

mapper les champs

Validez, et au bout d'une poignée de secondes, c'est fini !

Vous avez mérité un bon café devant votre outlook et ses nouveaux contacts.

Outlook, déplacer éléments envoyés vers ceux d'un serveur imap

Georges Charpenay — 2009-08-25T20:59:45Z

Outlook enregistre les messages envoyés, par défaut, dans votre dossier éléments envoyés, de votre fichier personnel (.pst). Ceci peut être gênant sur vous utilisez un compte Imap, le dossier éléments envoyés de votre serveur IMAP ne contiendra pas les éléments envoyés avec un client comme Outlook (contrairement à thunderbird qui gère cette situation correctement pour un compte IMAP).

Alors comment dire à Outlook pour écrire les éléments envoyés sur le serveur imap :

1. Sélectionner le menu « Outils », puis le sous-menu « Organiser »

2. Dans la partie droite de l'écran, choisir « règles et alertes »

3. Dans la fenêtre qui s'affiche, choisir « nouvelle règle »

4. cliquez ensuite sur « démarrer à partir d'une règle vide »

5. Choisir vérifier après l'envoi, puis suivant

6. Choisir formulaire d'application, puis choisissez « messages », ajouter, puis fermer

7. activer la case à cocher « déplace une copie vers le dossier spécifié »

8. choisir le dossier sur le serveur IMAP

9. Valider par suivant, y compris sur la fenêtre suivante (sauf si vous voulez y ajouter une règle supplémentaire)

10. Enfin, il suffit de donner un nom à votre règle et valider le tout.

11. Vous arrivez sur le dossier des règles générales, choisissez appliquer puis fermez.

Alternative Outlook

Georges Charpenay — 2007-11-13T18:30:58Z

Nous avons besoin d'un outil informatique qui fasse à la fois client de messagerie et calendrier, mais n'éprouvons pas forcément le besoin de participer aux oeuvres caritatives de la firme de Redmond.

Pour réponse, il y a plusieurs alternatives et l'une d'entre elles est de rechercher sur le net des outils similaires, de préférence dans le monde du libre, sous une licence librement distribuable.

Sans trop chercher, vous trouverez des outils éprouvés comme la suite Mozilla, et dans cette suite la combinaison du logiciel de messagerie Thunderbird, accompagné d'un plug-in pour la gestion de calendrier
Lightning .. ou encore Lightning.

lightning

Téléchargement

Attention à votre navigateur (il faut lui préciser "enregistrer sous" , plutôt que d'exécuter). Attention aussi de bien sélectionner le programme correspondant à votre système d'exploitation.

Plateformes windows

1. Télécharger l'extension avec votre navigateur préféré (clic droit > Enregistrez la cible du lien sous ...),

2. Dans Thunderbird, ouvrir le menu Outils > Modules complémentaires,

3. Enfin, cliquer sur Installer et indiquer l'extension téléchargée.

TUTORIEL

Besoin d'aide pour l'utilisation de Thunderbird ?

Allez voir sur FRAMABOOK et vous vous apercevrez que le logiciel libre peut être aussi complet que d'autres solutions bien connues.

Besoin d'aide pour Lightning ?

Allez sur GECKOZONE